Evidence klientů zdarma: kdy ti stačí adresář a kdy jednoduché CRM

Daniel Gavalec · Aktualizováno 24. 10. 2026

Evidence klientů je přehled kontaktů a identifikačních údajů propojený se zakázkami, výkazy a fakturami. Pro OSVČ stačí začít jedním záznamem na odběratele a jasným dalším krokem. Níže stáhneš prázdný vzor zdarma, uvidíš příklad a zjistíš, které poznámky je lepší vůbec nesbírat.

Evidence klientů, nebo CRM? Co živnostník opravdu potřebuje

Když lidé hledají „CRM zdarma česky“ nebo „jednoduché CRM zdarma“, často ve skutečnosti chtějí tři věci: mít na jednom místě kontakty a fakturační údaje, nezapomenout se klientovi ozvat a vědět, kdo zaplatil. To je evidence klientů. CRM (customer relationship management) jde dál: sleduje obchodní příležitosti ve fázích, historii každého e-mailu a hovoru, prognózy prodejů a práci obchodního týmu.

Pokud se poznáváš v levém sloupci, nekupuj CRM jen proto, že „se to má“. Údržba CRM, které nevyužiješ, je administrativa navíc.

Jaké údaje o klientech evidovat (minimum pro OSVČ)

Ať si evidenci vedeš v tabulce, nebo v aplikaci, tohle je rozumné minimum:

• Fakturační údaje: název nebo jméno, IČO, DIČ (pokud ho klient má), sídlo. Bez nich nevystavíš správnou fakturu, viz náležitosti faktury.
• Kontakt: e-mail a telefon na člověka, se kterým řešíš zakázky (a na účtárnu, pokud je jiná).
• Aktuální zakázky: co pro klienta děláš, termíny, stav.
• Peníze: vystavené faktury, co je zaplaceno a co po splatnosti.
• Další krok: kdy a proč se klientovi ozvat (follow-up po nabídce, pravidelná kontrola, prodloužení smlouvy).

Co umí evidence klientů v CORTEXu

CORTEX je česká aplikace pro živnostníky a freelancery, kde máš úkoly, čas, faktury a cíle na jednom místě, zdarma. Klienti jsou v ní adresář pro fakturaci. U každého klienta vyplníš:

Při vystavení faktury klienta jen vybereš ze seznamu a údaje se doplní. Ve fakturaci pak vidíš stav každé faktury (neuhrazeno, zaplaceno, po splatnosti, stornováno) a roční součty vystaveno / zaplaceno / k úhradě. Víc o fakturaci najdeš na stránce fakturace zdarma.

app.getcortex.cz/faktury

Co CORTEX neumí (a nebudeme předstírat opak):

• nemá obchodní pipeline ani historii e-mailů a hovorů (jen poznámku u klienta),
• nemá firemní týmový workspace; spolupracovat jde přes sdílené cíle i projekty.

Jak si v CORTEXu postavit jednoduchou správu klientů

Adresář drží údaje. Práci s klienty ti zorganizují cíle, úkoly a časovače. Osvědčený postup:

1. Klient do adresáře. Fakturační údaje a kontakt, jednou.
2. Zakázka jako cíl. Pro každou větší zakázku založ cíl pojmenovaný podle klienta, třeba „Pekárna Novák – nový web“, s kategorií „Klienti“ a termínem. Procento splnění se počítá z hotových úkolů. Jak cíle nastavit, popisuje sledování cílů.
3. Kroky jako úkoly. Do cíle přidej úkoly s termíny a odhadem času: „Poslat návrh“, „Zapracovat připomínky“, „Předat“, „Vystavit fakturu“. V plánovači úkolů je uvidíš seskupené podle termínů.
4. Follow-upy rychlým zadáním. Stiskni Q a napiš třeba „Zavolat Pekárně Novák ohledně údržby zítra @10:00 !p2“. Aplikace rozpozná datum, čas i prioritu; úkol pak přiřadíš k cíli klienta. Pro pravidelné klienty nastav u úkolu opakování měsíčně (např. „Měsíční report pro Pekárnu“).
5. Čas na zakázce. Spusť časovač u úkolu z klientského cíle. Zakázku propoj s klientem; výkaz práce pak vyfiltruješ přímo podle klienta nebo zakázky. Podklad pro fakturu dá výkaz práce, export do CSV nebo PDF.
6. Faktura a kontrola platby. Po předání vystav fakturu z adresáře a jednou týdně projdi stavy „po splatnosti“.

Pracuješ na zakázce s dalším freelancerem? Cíl můžeš sdílet: pozveš ho e-mailem nebo jménem, a když pozvání přijme, můžeš mu v cíli přiřazovat úkoly.

Týdenní kontrola klientů za 15 minut

Evidence klientů má smysl, jen když se do ní díváš. Metaanalýza Harkina a kolegů (2016) ukázala, že lidé, kteří svůj pokrok pravidelně sledují, dosahují cílů častěji – a nejvíc pomáhá, když si pokrok zapisují. Přidej si opakovaný úkol „Kontrola klientů *weekly“ a projdi:

• Peníze: které faktury jsou po splatnosti? Pošli připomínku.
• Zakázky: u kterého klientského cíle stojí procento splnění? Co je další krok?
• Vztahy: komu jsi slíbil ozvat se a kdo se dlouho neozval?
• Čas: nesežral některý klient víc hodin, než kolik platí? Přepočítej si hodinovou sazbu.

Tahle rutina se dobře vejde do širšího plánování týdne. A protože v CORTEXu splněné úkoly přinášejí XP a kredity, i administrativa se počítá do levelu.

Kdy přejít na skutečné CRM

Adresář a cíle v CORTEXu přestanou stačit, když:

• máš desítky rozjednaných poptávek najednou a ztrácíš přehled, v jaké fázi je která,
• potřebuješ historii e-mailů a hovorů u každého kontaktu,
• s klienty komunikuje víc lidí (obchodník, projektový manažer, asistentka),
• chceš reporty typu „kolik nabídek se změnilo v zakázku“.

Pak si vyber CRM systém; řada z nich má bezplatný tarif pro jednoho uživatele, ověř si ale limity a češtinu. CORTEX ti i tak může zůstat na plánování vlastní práce, času a cílů, viz aplikace pro freelancery.

Vzor evidence klientů zdarma a bezpečný rozsah

Stáhnout prázdný vzor evidence klientů (CSV). Předloha odděluje název odběratele, IČO a sídlo od pracovního kontaktu a fakturačního e-mailu. Poslední sloupce slouží pro další krok a datum revize. Nejde o importní soubor aplikace; je to samostatná tabulka, kterou můžeš upravit pro své potřeby. Použij středník a kódování UTF-8.

Identifikační údaje pro obchodní listiny vycházejí z občanského zákoníku; doklad zákazníkovi řeší také živnostenský zákon. U režimu DPH sleduj informace Finanční správy. U kontaktů konkrétních lidí dodržuj účel a přiměřenost podle zásad popsaných ÚOOÚ. Do adresáře nedávej rodná čísla, zdravotní poznámky ani osobní hodnocení lidí, pokud pro ně nemáš konkrétní oprávněný účel.

Prvních deset minut, omyly a návrat po výpadku

První dvě minuty vyber klienta, se kterým tento týden opravdu pracuješ. Ověř jeho identitu a fakturační kontakt, potom přiřaď jedinou aktuální zakázku. Do dalšího kroku napiš „poslat návrh termínu předání“, nikoli „ozvat se“. Nakonec zkontroluj, zda se kontakt neopakuje pod starším názvem. Překlep oprav v adresáři, ale historickou fakturu nepřepisuj jen kvůli změně dnešní adresy.

Mýtus: čím víc údajů o člověku máš, tím lepší je evidence. Praxe: užitečný je přesný a přiměřený záznam, ve kterém najdeš potřebný další krok. Tabulka bez pravidelné revize se změní v archiv neaktuálních e-mailů. Ve špatný týden zkontroluj jen klienty s blízkým předáním nebo splatností. Po návratu projdi nejprve otevřené závazky; hromadné slučování a mazání odlož, dokud máš ověřenou zálohu.

Pokud střídáš dva kontakty ze stejné firmy, ověř, kdo schvaluje práci a kdo přijímá faktury. Popis zakázky patří k práci, ne do názvu klienta. Jedna firma tak nemusí vzniknout v adresáři třikrát jen proto, že pro ni děláš web, údržbu a školení.